Naar hoofdinhoud gaan

Contacten importeren en exporteren

BeePass stelt u in staat uw bestaande contacten te importeren uit een CSV-bestand en uw volledige contactenboek te exporteren. Deze functies maken het gemakkelijk om te migreren vanuit een andere tool of een back-up van uw gegevens te maken.

Contacten importeren​

Uw CSV-bestand voorbereiden​

Uw CSV-bestand moet de volgende kolommen bevatten (volgorde maakt niet uit):

KolomVereistBeschrijving
firstnameJaVoornaam van het contact
lastnameJaAchternaam
emailNeeE-mailadres
phoneNeeTelefoonnummer
categoryNeeCategorie (zie hieronder)
companyNeeBedrijf of vereniging
addressNeeVolledig postadres
notesNeePersoonlijke notities
Bestandscodering

Sla uw bestand op in UTF-8 om problemen met speciale tekens te voorkomen. De meeste spreadsheetprogramma's (Excel, LibreOffice) bieden deze optie bij het exporteren naar CSV.

Geaccepteerde categorieën​

De kolom category accepteert de volgende waarden: eleveur, testeur, fournisseur, veterinaire, association, autre.

Als een ongeldige waarde wordt gedetecteerd, corrigeert BeePass deze automatisch naar autre en informeert u in het importrapport.

De import uitvoeren​

  1. Klik vanuit het contactenboek op de knop Importeren
  2. Sleep uw CSV-bestand naar het aangewezen gebied of klik om het te selecteren
  3. Controleer de mapping-voorvertoning: BeePass koppelt uw kolommen aan de verwachte velden
  4. Corrigeer de mapping indien nodig met de dropdown-menu's
  5. Klik op Import bevestigen

Een rapport wordt weergegeven met het aantal geïmporteerde contacten en eventuele fouten (overgeslagen rijen, gecorrigeerde categorieën).

Duplicaten

De import maakt geen duplicaten aan. Als een contact met hetzelfde e-mailadres al in uw boek bestaat, wordt de rij overgeslagen.

Contacten exporteren​

Om een back-up te maken of uw contactenboek te delen:

  1. Selecteer de te exporteren contacten (of gebruik Alles selecteren)
  2. Klik op CSV exporteren
  3. Het bestand wordt automatisch gedownload

Het geëxporteerde bestand is gecodeerd in UTF-8 met BOM voor correcte opening in Excel. Het bevat alle zichtbare velden: achternaam, voornaam, e-mail, telefoonnummer, categorie, bedrijf, adres en notities.

Duplicaatdetectie en samenvoegen​

BeePass detecteert automatisch mogelijke duplicaten in uw contactenboek door namen, e-mailadressen en telefoonnummers te vergelijken.

Duplicaten bekijken​

Ga vanuit het contactenboek naar de sectie Gedetecteerde duplicaten. Elke groep duplicaten toont de relevante kaarten naast elkaar voor eenvoudige vergelijking.

Duplicaten samenvoegen​

  1. Selecteer het primaire contact (dat bewaard wordt)
  2. Bekijk de informatie die wordt samengevoegd van de andere kaarten
  3. Klik op Samenvoegen
Slim samenvoegen

Tijdens het samenvoegen vult BeePass lege velden van het primaire contact aan met gegevens van de duplicaten. Velden die al gevuld zijn, worden niet overschreven. De interactiegeschiedenis wordt bewaard voor alle samengevoegde kaarten.

Interactiegeschiedenis​

Elke contactkaart heeft een tijdlijn die al uw interacties vastlegt:

  • Berichten verzonden en ontvangen via chat
  • Evaluaties uitgevoerd op uw koninginnen door dit contact
  • Belangrijke datums: datum toegevoegd aan het boek, laatst gewijzigd

Deze tijdlijn biedt een volledig chronologisch overzicht van uw relatie met elk contact.

Zie ook​